Uanset andre bestemmelser i disse overholdelseskrav skal du overholde alle gældende love (herunder Bribery Act 2010, Control of Asbestos Regulations 2012, Health and Safety at Work etc. , lov om boliger fra 1988, reglerne om hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme og overførsel af midler (oplysninger om betaleren) fra 2017, loven om udbytte af kriminalitet fra 2002 og loven om indvandring fra 2014).
1. Definitioner
"Bestemmelser om bekæmpelse af bestikkelse og adfærd"betyder bestemmelserne i afsnit 3 i disse overholdelseskrav.
"Bestemmelser om bekæmpelse af menneskehandel og tvangsarbejde"betyder bestemmelserne i klausul 6 i disse overholdelseskrav.
"Overholdelseskrav"betyder disse ASK4-overholdelseskrav.
"Økonomiske sanktioner"betyder alle handelsmæssige, økonomiske eller finansielle sanktioner eller handelsembargoer, der fra tid til anden pålægges af en sanktionsmyndighed, herunder sanktioner, der anvendes i forbindelse med en bestemt type økonomisk aktivitet, herunder sektorielle sanktioner.
"Offentlig myndighed"betyder enhver overnational, national, føderal, statslig, kommunal eller lokal myndighed (herunder enhver underafdeling, domstol, administrativ myndighed eller kommission eller anden myndighed af samme art) eller enhver kvasi-offentlig, industriel eller handelsmæssig eller privat enhed eller person, der udøver regulerende, kvasi-regulerende, beskatnings-, import- eller andre offentlige funktioner (herunder værdipapirbørser og konkurrencemyndigheder), sammen med enhver enhed, der er majoritetskontrolleret af en af disse.
"Regeringsembedsmand"betyder enhver embedsmand, ansat, agent eller repræsentant for en regeringsmyndighed, enhver kandidat til et offentligt embede og enhver embedsmand eller repræsentant for et politisk parti.
"Personale"betyder enhver person, som du har ansat til at udføre varerne eller tjenesteydelserne, herunder medarbejdere, vikarer og underleverandørers personale.
"Leverandør"betyder den person eller enhed, der leverer varer eller tjenester til ASK4, og omfatter dens tilknyttede virksomheder og eventuelle underleverandører, der er involveret i forbindelse med disse varer eller tjenester. I disse overholdelseskrav betyder "du" og "din" leverandøren.
"Repræsentanter"betyder dine ledere, direktører, medarbejdere, agenter, entreprenører og underentreprenører samt enhver person, der handler på dine vegne.
"Begrænset part"betyder enhver person eller enhed, der på tidspunktet for enhver relevant aktivitet i henhold til aftalen mellem dig og ASK4 er:
(A) er opført på eller ejes eller kontrolleres af en person, der er opført på en sanktionsliste, der føres af en sanktionsmyndighed, uanset om det vedrører alle økonomiske eller handelsmæssige aktiviteter eller kun en bestemt type økonomisk aktivitet, herunder en sektoraktivitet;
(B) regeringen i et sanktioneret land eller en statslig myndighed i et sanktioneret land; eller
(C) en statsborger eller bosiddende i eller en juridisk enhed, der er dannet eller eksisterer eller opererer i henhold til lovgivningen i et sanktioneret land.
"Sanktionsmyndighed"betyder enhver statslig myndighed i enhver jurisdiktion, hvor du driver virksomhed eller leverer tjenester til ASK4, samt (i) enhver statslig myndighed i USA (herunder det amerikanske udenrigsministerium, det amerikanske handelsministerium og det amerikanske finansministerium (og især Office of Foreign Assets Control)), (ii) FN's Sikkerhedsråd og (iii) Den Europæiske Union.
"Sanktionsbestemmelser"betyder bestemmelserne i punkt 4 i disse overholdelseskrav.
"Sanktioneret land"betyder ethvert land eller område, der er underlagt landsdækkende økonomiske sanktioner pålagt af en sanktionsmyndighed, herunder Cuba, Iran, Libyen, Nordkorea, Sydsudan, Sudan, Syrien, Krim og alle udenlandske besatte regioner i Ukraine.
For at undgå tvivl omfatter henvisninger i disse overholdelseskrav til gældende lovgivning enhver ændring, genindførelse eller erstatning af denne lovgivning og enhver væsentlig lignende lovgivning i enhver jurisdiktion.
2. Krav til onboarding
2.1 Du skal på egen regning overholde ASK4-overholdelseskravene med hensyn til onboarding, herunder følgende, hvor det er relevant:
2.1.1 udfylde prækvalifikationsformularerne;
2.1.2 besvare revisionsspørgsmål;
2.1.3 tilvejebringelse af dokumentation for sundheds- og sikkerhedsprogrammer;
2.1.4 fremlægge et brev med bekræftelse af bankkonto
2.1.5 fremlægge bevis for virksomheds- og skatteregistrering;
2.1.6 fremlægge erklæringer om moderne slaveri (eller andet bevis for overholdelse);
2.1.7 udarbejdelse af ESG-redegørelser; og
2.1.8 fremlægge bevis for forsikring på det niveau og på de vilkår, der kræves af ASK4.
2.2 Du skal gøre en rimelig indsats for at opfylde disse overholdelseskrav, inden du indgår en aftale med ASK4 eller kort tid derefter.
2.3 Du skal overholde alle aftaler mellem dig og ASK4 i hele aftalens løbetid og skal forny aftalen for at forblive en godkendt udbyder af ASK4.
2.4 Når du leverer varer eller tjenester, der kræver, at en repræsentant er til stede på det sted, hvor tjenesterne udføres, skal du opretholde gyldige forsikringsbeviser og fremlægge dem for ASK4 på anmodning. Enhver afbrydelse i dækningen kan medføre, at ASK4 suspenderer ordrer eller adgang.
3. Bestemmelser om bekæmpelse af bestikkelse og adfærd
3.2 Du garanterer og forpligter dig til, at:
3.2.1 hverken du eller nogen af dine repræsentanter har overtrådt eller vil overtræde gældende love og regler om bekæmpelse af bestikkelse, herunder FN's konvention mod korruption, OECD's konvention om bekæmpelse af bestikkelse af udenlandske embedsmænd i internationale forretningstransaktioner, Foreign Corrupt Practices Act 1977 og UK Bribery Act 2010 (herefter benævnt "lovgivningenom bekæmpelse af bestikkelse"); og
3.2.2 Du og dine repræsentanter skal overholde lovgivningen om bekæmpelse af bestikkelse i forbindelse med udøvelsen af den virksomhed og de aktiviteter, der er omfattet af enhver aftale mellem dig og ASK4.
3.3 Du garanterer og forpligter dig til, at hverken du eller nogen af dine repræsentanter direkte eller indirekte har tilbudt, givet, anmodet om eller modtaget noget af værdi til:
3.3.1 påvirke handlinger, beslutninger eller undladelser foretaget af en regeringsembedsmand eller en anden person eller enhed med det formål at opnå eller bevare forretninger eller sikre en uretmæssig forretningsfordel;
3.3.2 tilskynde enhver person eller enhed til at handle på en måde, der er i strid med den pågældende persons eller enheds pligter;
3.3.3 overtale en regeringsembedsmand eller en anden person eller enhed til at udøve indflydelse på en regeringsmyndighed eller en anden person eller enhed med henblik på at begå en uretmæssig handling eller opnå eller bevare forretninger; eller
3.3.4 har til formål eller virkning at udøve offentlig eller kommerciel bestikkelse, acceptere eller samtykke til afpresning, bestikkelse eller andre ulovlige eller uretmæssige midler til at opnå eller bevare forretninger.
3.4 Du garanterer og forpligter dig til, at:
3.4.1 ingen direkte eller indirekte ejerandel i udbyderen ejes eller kontrolleres af eller til fordel for en statslig myndighed, en statslig embedsmand eller nære familiemedlemmer til en statslig embedsmand; og
3.4.2 Ingen af dine repræsentanter er en statslig myndighed eller embedsmand.
3.5 Du skal straks underrette ASK4, hvis dette ændrer sig eller sandsynligvis vil ændre sig.
4. Sanktionsbestemmelser
4.1 Du garanterer og forpligter dig til, at du ikke har:
4.1.1 leveret eller modtaget varer, tjenesteydelser eller teknologi, herunder kredit- og finansielle tjenesteydelser eller produkter, til eller fra et sanktioneret land eller en begrænset part i strid med en økonomisk sanktion;
4.1.2 importeret, eksporteret eller fremmet import eller eksport af produkter, tjenester eller teknologi, herunder kredit- og finansielle tjenester og produkter, fra eller til et sanktioneret land eller en begrænset part i strid med en økonomisk sanktion; eller
4.1.3 på anden måde er involveret i finansielle eller andre forretningstransaktioner med et sanktioneret land eller en begrænset part i strid med en økonomisk sanktion.
4.2 Du forpligter dig til ikke at deltage i eller bistå med nogen af de handlinger, der er anført i denne klausul 4.
5. Lov om kriminelle finanser fra 2017
5.1 ASK4 tolererer ikke skatteunddragelse og forpligter sig til at sikre, at ingen af sine medarbejdere, agenter eller tredjepartsrepræsentanter begår skatteunddragelse.
5.2 Du bekræfter, at du har implementeret rimelige procedurer for at forhindre skatteunddragelse fra dine medarbejdere, agenter eller andre tredjeparter.
5.3 Du anerkender endvidere, at du forstår dine forpligtelser i henhold til del 3 i Criminal Finances Act 2017 ("del 3") og at du har indført rimelige forebyggende procedurer (som omhandlet i del 3) for at sikre, at hverken dine medarbejdere, dine agenter eller dine relevante tredjeparter begår de strafbare handlinger, der er omhandlet i del 3.
5.4 Efter rimelig varsel fra ASK4 skal du give ASK4 de oplysninger og den assistance, som ASK4 med rimelighed kan kræve for at kunne sikre sig, at du overholder del 3.
6. Bestemmelser om bekæmpelse af menneskehandel og tvangsarbejde
6.1 Du garanterer og forpligter dig til, at hverken du eller nogen af dine repræsentanter har overtrådt eller vil overtræde nationale eller internationale love om bekæmpelse af menneskehandel eller tvangsarbejde (de "moderne slaveri- og ESG-love"), herunder, men ikke begrænset til: (i) den britiske lov om moderne slaveri fra 2015; (ii) Californiens lov om gennemsigtighed i forsyningskæder (iii) den amerikanske regerings føderale indkøbsregulativ om bekæmpelse af menneskehandel (iv) konventionen om tvangsarbejde fra 1930 (nr. 29) (v) konventionen om afskaffelse af tvangsarbejde fra 1957 (nr. 105); (vi) loven om forebyggelse af tvangsarbejde blandt uigurer, eller (vii) alle gældende love om bekæmpelse af menneskehandel eller tvangsarbejde i alle jurisdiktioner, hvor du driver forretning.
6.2 Hvis du bliver opmærksom på eller har begrundet mistanke om en overtrædelse af nationale og/eller internationale love om bekæmpelse af menneskehandel eller tvangsarbejde i en hvilken som helst jurisdiktion, skal du straks underrette ASK4, når du bliver opmærksom på eller har begrundet mistanke om overtrædelsen, og under alle omstændigheder ved enhver undersøgelse, formel klage eller krav vedrørende en faktisk eller potentiel overtrædelse af loven. Du accepterer at underrette ASK4 inden for tredive (30) dage efter en sådan undersøgelse, formel klage eller krav.
6.2.1 Som en del af vores forpligtelser i henhold til lovgivningen om moderne slaveri og ESG kan ASK4 kræve, at du: tilmelder dig Supplier Ethical Data Exchange ("SEDEX") som medlem, udfylder din profil for at give en risikovurderingsscore, opretholder en aktiv registrering og forbinder dig med ASK4 på SEDEX-platformen.
6.2.2 sikre, at alle etiske eller sociale revisioner, der foretages af dig, af tredjeparter på dine vegne eller af tredjeparter af dine aktiviteter, registreres på SEDEX-platformen og gøres tilgængelige for ASK4 (hver især en "revision"); og
6.2.3 på egen regning udføre passende afhjælpende foranstaltninger for at løse eventuelle problemer eller fejl, der er identificeret gennem en revision.
7. Ansvarlig indkøb af mineraler
7.1 Du garanterer og forpligter dig til, at alle mineraler, der anvendes i produkter leveret til ASK4 (herunder tin, tantal, wolfram og guld), stammer fra ansvarlige kilder og ikke direkte eller indirekte finansierer eller gavner væbnede grupper eller bidrager til krænkelser af menneskerettighederne.
7.2 Du garanterer og forpligter dig til at opretholde passende due diligence- og sporbarhedsforanstaltninger i forsyningskæden i overensstemmelse med OECD's vejledning om due diligence for ansvarlige forsyningskæder for mineraler fra konfliktramte og højrisikoområder og, hvor det er relevant, EU-forordning 2017/821.
7.3 Du garanterer og forpligter dig til ikke bevidst at indkøbe mineraler fra konfliktramte og højrisikoområder (CAHRA'er) uden en passende risikovurdering, risikoreducerende foranstaltninger og dokumenteret due diligence, og du skal på anmodning fremlægge bevis for overholdelse heraf.
7.4 Du garanterer og forpligter dig til at videreformidle disse overholdelseskrav kontraktmæssigt gennem hele din egen forsyningskæde, herunder til underleverandører og hardwareproducenter.
8. Ligestillingsloven af 2010
8.1 Du skal overholde ASK4's politikker (som du vil blive underrettet om fra tid til anden) vedrørende behandling af alle beboere, potentielle beboere og deres gæster på en retfærdig og professionel måde uden hensyn til alder, handicap, race, nationalitet, etnisk eller national oprindelse, religion, tro eller manglende religion/tro, køn, seksuel orientering, graviditet eller børn, kønsskifte og i overensstemmelse med alle jurisdiktionelle retningslinjer, og desuden Du accepterer ansvaret for at uddanne dine repræsentanter i at overholde disse politikker.
8.2 Hvis du ikke overholder ASK4's politikker, der er nævnt i punkt 8.1 og ligestillingsloven fra 2010, kan ASK4 opsige enhver aftale mellem dig og ASK4 med øjeblikkelig virkning.
9. Screening af arbejdstagere
9.1 Du accepterer at udvise behørig omhu og ikke anvende personale eller andre medarbejdere, arbejdstagere eller underleverandører til at udføre tjenesterne på ASK4-kundernes lokationer uden et DBS-certifikat (eller tilsvarende lokalt certifikat), som:
9.1.1 er dateret højst tolv (12) måneder før den eller de pågældende personer påbegynder tjenesteydelserne;
9.1.2 er blevet kontrolleret og godkendt i overensstemmelse med dine interne politikker; og
9.1.3 fornyes mindst hvert tredje (3) år fra udstedelsesdatoen for det forrige DBS-certifikat, i det omfang personen fortsætter med at arbejde for Dem med at levere tjenesterne til ASK4.
9.2 Du forstår, at det er din pligt at anvende ansvarlige ansættelsesprocedurer og anerkender ASK4's politikker vedrørende baggrundstjek af dine repræsentanter.
10. Produktcertificering og overensstemmelse
10.1 I denne klausul 10 betyder "Produkter" alle varer og tjenester, som du leverer til ASK4.
10.2 Alle produkter skal overholde alle gældende love, regler og standarder, der regulerer salg og distribution af sådanne produkter på alle markeder, hvor ASK4 opererer (dvs. Storbritannien, Den Europæiske Union, USA og ethvert andet land, som ASK4 meddeler dig). Uden at begrænse det ovenstående garanterer og forpligter du dig specifikt til, at alle produkter skal være:
10.2.1 er behørigt mærket med CE- og UKCA-mærkerne;
10.2.2 mærket med enhver mærkning, der kræves (direkte eller for at sikre ASK4's overholdelse) i henhold til reglerne om affald af elektrisk og elektronisk udstyr fra 2013, direktivet om affald af elektrisk og elektronisk udstyr (og lokale implementeringer heraf) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/1542 af 12. juli 2023 om batterier og brugte batterier;
10.2.3 overholder alle gældende sikkerheds-, sundheds- og miljøbeskyttelseskrav og overholder de regler og standarder, der er fastsat af Federal Communications Commission (FCC) og Consumer Product Safety Commission (CPSC);
10.2.4 overholder direktivet om elektromagnetisk kompatibilitet (og lokale implementeringer heraf) og sikrer, at sådanne produkter ikke genererer eller påvirkes af elektromagnetisk forstyrrelse eller forårsager interferens med andre produkter eller enheder.
10.3 Du skal sikre, at alle produkter, der leveres i henhold til denne aftale, er egnet til formålet og lovligt kan sælges, anvendes og markedsføres i Storbritannien, Den Europæiske Union og USA. Du skal indhente alle godkendelser og certificeringer.
10.4 I tilfælde af at et produkt ikke overholder bestemmelserne i denne klausul 10, skal du straks på egen regning træffe alle nødvendige foranstaltninger for at sikre overholdelse, herunder, men ikke begrænset til, ændring, udskiftning eller tilbagekaldelse af ethvert produkt, der ikke overholder kravene.
11. Bestemmelser om informationssikkerhed
11.1 Når du leverer, stiller til rådighed eller gør varer, tjenester eller faciliteter tilgængelige til brug i forbindelse med levering af ASK4's offentlige elektroniske kommunikationsnet eller offentlige elektroniske kommunikationstjeneste, skal du støtte ASK4's overholdelse af reglerne for elektronisk kommunikation (sikkerhedsforanstaltninger) fra 2022 og afsnit 105A(1) i kommunikationsloven fra 2003 (og alle lignende krav, der er implementeret i andre lande, hvor ASK4 opererer i henhold til direktiv (EU) 2018/1972 om oprettelse af den europæiske kodeks for elektronisk kommunikation). Du skal især:
11.1.1 identificere sikkerhedsrisici i relation til ASK4's netværk eller tjeneste, der kan være forårsaget af dine varer, tjenester eller faciliteter, og underrette og samarbejde med ASK4 for at mindske disse risici på egen regning;
11.1.2 hvis du er en netværksudbyder med adgang til ASK4's netværk eller tjeneste eller følsomme data, skal du træffe sådanne foranstaltninger, som er passende og rimelige med henblik på (a) at identificere risikoen for sikkerhedsbrud, (b) at reducere risikoen for sikkerhedsbrud og (c) at forberede sig på sikkerhedsbrud.
11.1.3 give ASK4 mulighed for at overvåge alle aktiviteter, som du udfører eller arrangerer i relation til ASK4's netværk eller tjeneste;
11.1.4 samarbejde med ASK4 om at løse hændelser, der forårsager eller bidrager til en sikkerhedsrisiko i relation til ASK4's netværk eller tjeneste, eller som øger risikoen for en sådan risiko;
11.1.5 sikre, at alle netværksforbindelser og datadeling med ASK4, eller som er arrangeret af dig eller en tredjepart på dine vegne, administreres sikkert; og
11.1.6 have passende skriftlige planer for at håndtere opsigelse af og overgang fra kontrakter med ASK4, samtidig med at sikkerheden i netværket eller tjenesten opretholdes.
11.2 Når du håndterer fortrolige oplysninger eller personoplysninger fra ASK4 ("ASK4-data"), skal du sikre, at du har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte mod uautoriseret eller ulovlig behandling af ASK4-data og mod utilsigtet tab, ødelæggelse eller beskadigelse af data, som er passende i forhold til den skade, der kan opstå som følge af uautoriseret eller ulovlig behandling eller utilsigtet tab, ødelæggelse eller beskadigelse, og arten af de data, der skal beskyttes. under hensyntagen til den teknologiske udvikling og omkostningerne ved at gennemføre sådanne foranstaltninger (disse foranstaltninger kan om nødvendigt omfatte pseudonymisering og kryptering af ASK4-data, sikring af fortrolighed, integritet, tilgængelighed og modstandsdygtighed af systemer og tjenester, sikring af, at tilgængeligheden af og adgangen til ASK4-data kan genoprettes rettidigt efter en hændelse, samt regelmæssig vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, du har truffet).
11.3 Hvis du håndterer personoplysninger i forbindelse med levering af en offentlig elektronisk kommunikationstjeneste, skal du underrette ASK4 om ethvert brud inden for fireogtyve (24) timer. Med hensyn til alle andre sikkerhedsbrud, der fører til utilsigtet eller ulovlig destruktion, tab, ændring, uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til personoplysninger relateret til dine varer, tjenester eller faciliteter, skal du underrette ASK4 inden for tooghalvfjerds (72) timer.
11.4 Når du udvikler produkter, software eller tjenester til ASK4 eller leverer IT-supporttjenester til ASK4, skal du udvise rimelig dygtighed og omhu for at sikre, at tjenesterne leveres og/eller udvikles på en sikker måde, herunder, men ikke begrænset til:
11.4.1 implementering af sikre kodningspraksisser for at forhindre almindelige sårbarheder såsom SQL-injektion, cross-site scripting (XSS) og cross-site request forgery (CSRF);
11.4.2 gennemførelse af regelmæssige sikkerhedsvurderinger, herunder kodegennemgange og sårbarhedsscanninger;
11.4.3 hvor det er relevant, sikre kryptering af data både under overførsel og i hvile;
11.4.4 at anvende nødvendige programrettelser og opdateringer for hurtigt at afhjælpe kendte sårbarheder;
11.4.5 sikre, at tredjepartsbiblioteker og komponenter, der anvendes i softwaren, regelmæssigt opdateres og er fri for kendte sårbarheder;
11.4.6 at gennemføre strenge sikkerhedstest og straks afhjælpe eventuelle identificerede sikkerhedsproblemer;
11.4.7 implementering af passende adgangskontrol for at sikre, at kun autoriseret personale har adgang til softwaren og relaterede data; og
11.4.8 ikke at inkorporere open source-software, der er licenseret under vilkår, der kræver, at distribueret software eller afledte værker heraf distribueres under samme open source-licens (herunder, men ikke begrænset til, software licenseret under GNU General Public License (GPL), Affero General Public License (AGPL)) (samlet benævnt"Copyleft Open-Source Software") i den udviklede software uden forudgående skriftlig tilladelse fra ASK4. Du må bruge open source-software, der ikke er Copyleft Open-Source Software.
12. Behandling af personoplysninger
Medmindre andet er aftalt, skal du, når du behandler ASK4-personoplysninger som databehandler, gøre dette i overensstemmelse med ASK4-databehandlingsaftalen (ASK4-kontrolør) (https://www.ask4.com/data-processing-agreement-ask4-controller).
13. Sundhed og sikkerhed
13.1 Du skal:
13.1.1 have de færdigheder, den viden, den erfaring og den adfærd og, hvor det er nødvendigt, den organisatoriske evne, der kræves for at opfylde de relevante kompetencekrav, der gælder for din rolle, og give ASK4 relevante oplysninger, så ASK4 kan vurdere, om du overholder gældende love om sundhed og sikkerhed; og
13.1.2 opbevare og vedligeholde registre over obligatorisk sundheds- og sikkerhedsuddannelse og stille disse til rådighed for ASK4 efter anmodning.
13.2 Hvis du udfører "bygningsarbejder" i henhold til Construction (Design and Management) Regulations 2015 eller andre lokalt gældende implementeringer af EU-direktiv 92/57/EØF ("CDM-reglerne"), skal du:
13.2.1 opfylde rollen som hovedentreprenør og/eller hoveddesigner som krævet i CDM-reglerne;
13.2.2 give ASK4 indsigt i arbejdsmetoderne på byggepladsen og al dokumentation, der er udarbejdet i henhold til CDM-reglerne; og
13.2.3 overholde del 2A i bygningsreglementet fra 2010 og, når der udføres arbejde i forbindelse med en "bygning med højere risiko" (som defineret i reglementet om bygninger med højere risiko (beskrivelser og supplerende bestemmelser) fra 2023 (SI 2023/275)), bygningsreglementet (procedurer for bygninger med højere risiko) (England) Regulations 2023 (SI 2023/909).
13.3 Du garanterer og forpligter dig til, at du ikke har været genstand for nogen alvorlige sanktioner pålagt af nogen sundheds- og sikkerhedsmyndighed (herunder Building Safety Regulator, Health and Safety Executive, nogen efterfølgende instans eller nogen lokal eller offentlig myndighed) og heller ikke har begået nogen lignende forseelser i henhold til Building Regulations 2010.
14. Yderligere bestemmelser
14.1 Du garanterer og forpligter dig til, at der på alle relevante tidspunkter ikke foreligger nogen påstand, anklage, retssag, undersøgelse eller anmodning om oplysninger fra dig eller nogen af dine repræsentanter fra nogen statslig myndighed vedrørende nogen faktisk eller potentiel overtrædelse af disse overholdelseskrav. Du vil straks informere ASK4, hvis dette ændrer sig eller sandsynligvis vil ændre sig.
14.2 Du garanterer og forpligter dig til, at alle betalinger i forbindelse med opfyldelsen af enhver aftale mellem dig og ASK4 skal være:
14.2.1 korrekt og nøjagtigt registreret i dine bøger og optegnelser, herunder beløb, formål og modtager;
14.2.2 opbevares i overensstemmelse med dine interne procedurer sammen med supplerende dokumentation; og
14.2.3 opbevares i overensstemmelse med alle andre gældende love vedrørende udarbejdelse og opbevaring af bøger, optegnelser eller regnskaber, i hvert tilfælde på en måde, der giver tilstrækkelig sikkerhed for, at alle dine transaktioner registreres på en måde, der gør det muligt at overholde disse overholdelseskrav.
14.3 Du garanterer og forpligter dig til, at hverken du eller nogen af dine repræsentanter har:
14.3.1 omgået interne regnskabskontrolforanstaltninger;
14.3.2 forfalsket bøger, optegnelser eller regnskaber;
14.3.3 oprettet eller opretholdt fonde eller aktiver, der ikke er registreret i sådanne enheders regnskaber og optegnelser, eller
14.3.4 forsøgt at tvinge eller på svigagtig vis påvirke en revisor i forbindelse med revision, gennemgang eller undersøgelse af dine regnskaber.
14.4 Du forpligter dig til ikke at deltage i nogen af ovenstående aktiviteter i løbet af aftaleperioden mellem dig og ASK4.
14.5 ASK4 og dets autoriserede repræsentanter kan revidere, undersøge og kopiere dine bøger, optegnelser, regnskaber og andre dokumenter, der vedrører enhver aftale mellem ASK4 og dig, uanset i hvilken form de opbevares, for at kontrollere, at du overholder disse overholdelseskrav. Du skal opbevare og bevare alle sådanne optegnelser og konti i hele løbetiden af enhver aftale mellem dig og ASK4 og i (i) tre (3) år efter udløbet eller ophøret af enhver aftale mellem dig og ASK4 eller (ii) den periode, der er fastsat i din politik for opbevaring af data (alt efter hvilken periode der er længst). Du accepterer at samarbejde fuldt ud med sådanne revisioner. Rettighederne i denne klausul 14 skal udtrykkeligt indgå i enhver efterfølgende underentreprise eller aftale, der indgås mellem dig og dine repræsentanter i forbindelse med opfyldelsen af enhver aftale mellem dig og ASK4.
14.6 Du skal tilbyde personale og alle medarbejdere hos underleverandører, der leverer tjenester i henhold til en aftale mellem dig og ASK4, uddannelse i bekæmpelse af bestikkelse og korruption eller, på ASK4's anmodning, give ASK4 tilladelse til at tilbyde en sådan uddannelse.
14.7 Du garanterer og forpligter dig til, at du og dine repræsentanter opretholder og fortsat vil opretholde passende politikker, procedurer og kontroller (herunder en whistleblowing-procedure) for at sikre, at tjenester, der leveres i henhold til enhver aftale mellem dig og ASK4, overholder disse overholdelseskrav. Disse omfatter politikker og procedurer vedrørende (i) regnskab og finansielle transaktioner, (ii) uddannelse af personale og (iii) due diligence vedrørende tredjeparter. Du skal sikre, at dine repræsentanter er bekendt med disse politikker, procedurer og kontroller, og du skal straks fremsende kopier eller detaljer herom til ASK4 efter skriftlig anmodning.
14.8 Hvis du bliver opmærksom på eller har rimelig mistanke om overtrædelse af disse overholdelseskrav i forbindelse med opfyldelsen af en aftale mellem dig og ASK4, skal du straks underrette ASK4 skriftligt. Du forpligter dig til:
14.8.1 at indlede en undersøgelse og straks træffe foranstaltninger til at suspendere enhver ulovlig eller uetisk aktivitet, der er identificeret i meddelelsen, indtil resultatet af undersøgelsen foreligger;
14.8.2 at samarbejde fuldt ud med enhver ASK4-undersøgelse for at fastslå, om der er sket en overtrædelse, og så hurtigt som muligt og under alle omstændigheder inden for halvfems (90) dage efter meddelelsen at fremsende en skriftlig rapport til ASK4's juridiske chef, der beskriver undersøgelsens metode, omfang og resultater. Rapporten skal indeholde et forslag til afhjælpning af enhver faktisk eller potentiel overtrædelse. Du skal gennemføre yderligere undersøgelser og revidere det foreslåede afhjælpende foranstaltning, hvis det er nødvendigt, for at opnå ASK4's godkendelse inden for en rimelig periode efter indsendelse af rapporten, og du skal implementere enhver godkendt afhjælpende foranstaltning.
14.8.3 at ASK4 kan videregive oplysninger om en sandsynlig overtrædelse af bestemmelserne om bekæmpelse af bestikkelse, herunder eksistensen og vilkårene i enhver aftale mellem dig og ASK4, til enhver relevant offentlig myndighed og til enhver anden person, som ASK4 eller dens juridiske rådgiver anser for at have et legitimt behov for at kende til.
14.9 Hvis ASK4 i god tro mener, at du eller en af dine repræsentanter har overtrådt et af disse overholdelseskrav på en måde, der kan påføre ASK4 ansvar eller et væsentligt tab af omdømme, har ASK4 den ensidige ret til straks efter skriftlig meddelelse til dig at:
14.9.1 ophæve ASK4's forpligtelse til at betale den kompensation, der er fastsat i enhver aftale mellem dig og ASK4; og/eller
14.9.2 øjeblikkeligt opsige enhver aftale mellem dig og ASK4.
14.10 Du skal skadesløsholde ASK4 for alle tab og udgifter, der opstår som følge af eller i forbindelse med overtrædelse af disse overholdelseskrav. Dette omfatter alle rimelige tredjepartsomkostninger (herunder rimelige juridiske og andre professionelle honorarer og udgifter), bøder, erstatninger og andre kontante forpligtelser (herunder tilbagebetaling af indtægter eller overskud), som ASK4 har lidt eller pådraget sig eller er blevet pålagt i forbindelse med eksistensen, resultaterne eller udfaldet af en klage, undersøgelse eller sag vedrørende din overholdelse af disse overholdelseskrav. Hvis en bestemmelse i denne erstatningsklausul er ugyldig eller ikke kan håndhæves i henhold til gældende lovgivning, skal den anses for at være ændret i det omfang, det er nødvendigt for at gøre den lovlig, gyldig og håndhævelig. Hvis en sådan ændring ikke er mulig, skal bestemmelsen slettes, og de resterende bestemmelser skal fortsat være i fuld kraft og virkning og, hvor det er nødvendigt, fortolkes således, at de så vidt muligt har den samme virkning som det tilsigtede formål med denne erstatningsklausul.
14.11 ASK4 kan foretage løbende due diligence-undersøgelser af dig (omfanget, metoden, arten og varigheden heraf afgøres efter ASK4's rimelige skøn). Du accepterer at samarbejde fuldt ud med enhver løbende due diligence-undersøgelse og accepterer at reagere hurtigt og præcist på enhver due diligence-anmodning om oplysninger eller dokumenter.
14.12 Medmindre andet udtrykkeligt er angivet i en separat skriftlig aftale, der er underskrevet af ASK4, og som regulerer de relevante leverancer, leveres alle leverancer i henhold til og i overensstemmelse med ASK4's købsbetingelser (https://www.ask4.com/legal/ask4-terms-of-purchase). Disse betingelser gælder med udelukkelse af alle andre betingelser (herunder betingelser, der henvises til i tilbud, bekræftelser, fakturaer, følgesedler, kataloger eller betingelser, der er underforstået i handel, skik eller forretningsgang). Hvis en separat underskrevet aftale angiver, at den dækker alle leverancer mellem parterne, har den forrang for det angivne omfang og varighed. I modsat fald gælder ASK4's købsbetingelser fortsat for alle andre ordrer og for alle leverancer til ASK4.
14.13 Du skal mindst en gang om året eller på ASK4's anmodning forelægge ASK4 et certifikat, der bekræfter overholdelse af disse overholdelseskrav.
Opdateringer
Den 16. februar 2024 blev disse overholdelseskrav opdateret med et nyt afsnit 8 (de efterfølgende afsnit blev omnummereret). Dette nye afsnit gælder for alle leverancer af produkter (som defineret i opdateringen) foretaget på eller efter denne dato.
Den 20. juni 2024 blev disse overholdelseskrav opdateret med et nyt afsnit 9 (de efterfølgende afsnit blev omnummereret). Dette nye afsnit gælder for alle leverancer af produkter, der foretages på eller efter denne dato.
Den 8. juli 2024 blev disse overholdelseskrav opdateret med et nyt afsnit 5.2 (de efterfølgende afsnit blev omnummereret). Dette nye afsnit gælder for alle udbydere.
Den 11. november 2024 blev disse overholdelseskrav opdateret med et nyt afsnit 10 (databehandling). Dette nye afsnit gælder for alle relevante udbydere.
Den 13. marts 2025 blev disse overholdelseskrav opdateret med et nyt afsnit 11 (sundhed og sikkerhed). Dette nye afsnit gælder for alle relevante udbydere.
Den 6. oktober 2025 blev disse overholdelseskrav opdateret med et nyt afsnit 12.11 (indkøbsbetingelser). Dette nye afsnit gælder for alle udbydere.
Den 23. februar 2026 blev disse overholdelseskrav opdateret med typografiske og sproglige rettelser, præciseringer af definerede termer, ændringer af visse definitioner (herunder tilføjelse af specificerede regioner til definitionen af sanktioneret land og tilføjelser til moderne slaveri og ESG-lovgivning) samt indførelse af et nyt afsnit 7 (Ansvarlig indkøb af mineraler) (efterfølgende afsnit er omnummereret) sammen med relaterede overholdelsesbestemmelser. Denne opdatering gælder for alle leverandører.